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Wie geht das mit den Sammelterminen?

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Sprechen Sie sich zunächst untereinander ab und benennen Sie einen Leiter. Sammeltermine sind mir grundsätzlich im Vorfeld einer Planung gebündelt bekannt zu geben. Der hier gefundene Termin ist nur für diesen geschlossenen Personenkreis bestimmt. Ein Datum zu einem gefundenen Termin zum Beispiel in einer WhatsApp-Gruppe allgemein zu posten, ist nicht gewünscht und erschwert in der Regel nur die Bearbeitung von Anfragen, da es nicht meine aktuelle Tagesplanung wiedergibt.

  1. Der Leiter koordiniert den Termin und kündigt mir einen gewünschten Sammeltermin vorab per E-Mail oder in einem Gespräch mit den Verfügbarkeiten der Gruppe an. Hinweis: Maximal 6 Pferde (Check) / Tag.
    Hinweise für den Leiter: Bitte arbeiten Sie bei Ihrem Rundruf ebenfalls mit einem Annahmeschluss, es geht hierbei darum, den Bedarf im Kreis zu ermitteln, ALLE Planung zu diesem Termin läuft dann über den Leiter. Dieser gibt mir hiernach in einer E-Mail bekannt, um wen (mit Namen) es im Einzelnen bei dieser Anfrage geht, ob es sich um einen normalen Check oder mehr handelt.
    Meine Verwaltung zum Kundenstamm ist nach Kundennummern und Namen aufgebaut. Pferdenamen oder Ställe sind in dem System leider kein Suchkriterium. Werden mir nur Pferdenamen genannt, muss ich aufwendig den Kalender nach Treffern durchsuchen. Der Kunde soll mir eigentlich immer seine Verfügbarkeiten nennen, der Hintergrund wird erklärt in: Warum kann ich keine Terminvorschläge von Ihnen bekommen?
    Der Leiter stimmt mit mir auch bereits die Reihenfolge ab oder gibt dies vor. Damit ich bei Eingang der jeweiligen Anmeldungen dies direkt und ohne notwendige Umstellungen und Rückfragen in meiner Planung dem jeweiligen Kunden bestätigen kann. Als Planungsgrundlage können Sie hierzu mein Infoblatt Planung- und Kalkulation nutzen.

2. Der Leiter reicht seine persönliche, bereits abgesprochene Anmeldung/Auftrag über das Kontaktformular ein.
3. Die Terminvergabe wird dann von mir zeitnah rückbestätigt.
4. Der Leiter gibt anschließend den gefundenen Termin nur der bekannten Gruppe bekannt.

5. Von jedem Auftraggeber in diesem geplanten Sammeltermin möchte ich dann innerhalb der Vorreservierungszeit von 24 Stunden ebenfalls eine persönliche Anfrage / Anmeldung (über das jeweilige Kontaktformular). Dies gilt unabhängig davon, ob einzelne Auftraggeber zum Beispiel durch Urlaub hierzu verhindert sind.
(Denn es sind alles ja trotzdem eigenständige Aufträge von unterschiedlichen Kunden).
Die jeweiligen Auftraggeber bekommen von mir dann das jeweils geplante Zeitfenster direkt als bestätigt gemeldet.

Hinweis: Die Anmeldung zu einem Sammeltermin sollte meine Arbeit mit Abstimmung, Absprachen, Vorplanung und Reservierung vereinfachen, den Auftragseingang und die zugehörige Terminvergabe effizient gestalten und nicht erschweren.
Wenn es im Sammeltermin zu unvorhersehbaren Verschiebungen der nachfolgenden Startzeiten kommt, bitte ich um einen funktionierenden Buschfunk, der die anderen Teilnehmer entsprechend informiert. Denn bedenken Sie, dass nur über einen flüssigen Ablauf die fair geteilten Anfahrtskosten gesichert sind.

Sammeltermine sind nur möglich, wenn innerhalb der Vorreservierungszeit die entsprechenden Auftragsanfragen bei mir eingehen. Die Terminvergabe wird von mir zeitnah rückbestätigt.
Vorteil: alle Auftraggeber haben in meiner Tagesplanung vorreserviert und können sich dann kurzfristig persönlich anmelden. Alle Auftraggeber kommen zu geteilten Anfahrtskosten.

Nur diese Vorgehensweise wird gewünscht und kann im Sinne berücksichtigt werden.

Achtung: Bei Nachmeldungen, zum Beispiel bei der Antwort auf meinen Terminvorschlag (da will noch jemand von meinem Stall …), entsteht keine neue Vorreservierung! Gegebenenfalls wird aber erst einmal die bereits getroffene Terminvereinbarung aufgehoben.
Hier und für alles andere gilt die Planung erst bei Eingang der Auftragsanfrage und der eventuell noch günstigen Umstände, die noch verfügbar und daher planbar sind.

Sollte gegen die erste Planung ein Kunde dann doch nicht an einem geplanten Sammeltermin teilnehmen können, bitte ich um eine kurzfristige Information vom Kunden oder vom Leiter, um die Planung wieder freigeben zu können.

  • Spätestens nach Ablauf der Vorreservierungszeit wird der nicht genutzte / vor gebuchte Bereich wieder zur freien Verfügung gegeben. Alles andere sind dann eventuell günstige Umstände, die noch verfügbar und daher planbar sind.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden Sie von mir nur jeweils zu Ihrem eigenen Termin in Kenntnis gesetzt.

Ich bitte zu beachten, dass die durch mich festgelegte Reihenfolge die Tagesplanung übersichtlicher und planbarer macht. Unwillkommen sind nicht mit mir abgestimmte Änderungen in der Planung. Bei mehreren Pferden eines Kunden kann ich im Vorfeld keine halbwegs vernünftige Aussage über den Beginn für den nachfolgenden Kunden machen. Daher soll das nicht ganz überschaubare (z. B. Neukunde mit Fremdsattelcheck) im Anschluss geplant werden, mit entsprechend offenem Ende.

Bei Außenterminen, die meinen Arbeitsbereich bis max. 2 1⁄2 Stunden Anfahrt und/oder eine normale Tagesplanung (8 Std.) überschreiten, fallen individuelle Reisekosten an. In diesem Fall halten Sie bezüglich An- und Abreisekosten vorab Rücksprache mit mir – diese sind in den Pauschalpreisen nicht enthalten. Wir finden eine Lösung!

Anfahrtskosten/Reisekosten, sowie Gebühren für Eiltermine werden anteilmäßig umgelegt.

Hinweis zu den Begriffen:

  • Ein Sammeltermin findet an einem Stall oder im Verbund mit mehreren Auftraggebern statt und ist zuvor mit mir abgestimmt.
  • Ein Verbundtermin ist ein Anschlusstermin an einem bestehenden Termin und mehr oder weniger dem Zufall und günstigen Umständen zu verdanken und ohne Gewähr.

Weitere Informationen unter: 

Anfahrt, Anmeldeschluss, Anmeldung, Annahmeschluss, Anschlusstermin, Arbeitsumfeld, Außentermin, Fremdsattel, Nachmeldung, Sammeltermin, Sattelanprobe, Sattelberatung, Sattelcheck

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